En
Excel 2007 y 2010 puedes llevar a cabo la acción denominada
Validación, que consiste en
fijar unos
límites a los datos de una hoja electrónica, bien referidos a una celda, a una fila o columna, bien en relación a datos de tipo numero, texto o formula.
Te servirá para
evitar introducción de
datos erróneos. Si quieres conocer más acerca de Seguridad en Excel te invito a leer:
Marcar Excel como solo lectura.
Un ejemplo rápido, suponte que tienes una hoja de cálculo para los pagos de salarios de los trabajadores, para evitar realizar una transferencia errónea puedes delimitar el contenido de las celdas de los importes a transferir.
De esta forma si indicas que estas no sean mayores a un determinado importe, en caso de error, por ejemplo tecleas un cero de más, el programa te avisará o no te dejará hacerlo en función de cómo hayas definido los datos en el apartado validación.
Esta herramienta está en la ficha Datos, en el grupoHerramientas de datos arriba a la derecha.
Vas a seguir los siguientes pasos para realizar una Validación según el ejemplo comentado arriba.
Pasos:
1. Abre una hoja de Excel en blanco.
2. Introduce en A1: Nombre, en B1: Importe y en C1: N Cuenta Banco.
3. Escribe en A2, A3 y A4 los siguientes nombres: Rosa Moreno, Juan Gasca, Pablo Marín.
4. En B2, B3 y B4 escribe los importes de su salario liquido: 1800, 1700, 1800, como ves el tope de pago de salarios es 2000, vas a crear una regla para que en caso de error, teclear una cifra mayor o igual a 2000 y también si es menor a 1000, Excel te avise.
5. En la siguiente columna escribirás los números de cuenta bancaria, si bien en este ejemplo lo puedes dejar en blanco.
6. Selecciona las tres celdas donde están las cifras, esto es desde B2 a B4.
7. Pulsa en el botón Validación de datos, en el grupo Herramientas de datos, dentro de la pestaña Datos.
8. En la ventana que se abre, en la pestaña Configuración, en el primer rectángulo despliega el triangulo negro de la derecha elige Numero entero.
9. Debajo de Datos, deja lo que aparece: entre.
10. Después escribe Mínimo 1000 y Máximo 1999.
11. Aceptar.
En el hoja electrónica sitúate en cualquiera de lasceldas con cifras y escribe una cifra mayor o igual a2000, por ejemplo 2022.
Aparece una nueva ventana en la que te indica queno es posible introducir ese valor, el dato no pertenece a lo indicado en la Validación. Si pulsas en el botón Reintentar te sitúa en la celda y a menos que escribas una cifra inferior a 2000 te seguirá dando error.
Ahora vas a personalizar el mensaje que se muestra al dar de alta una Validación, siguiendo los pasos siguientes:
· Vuelve a pulsar en Validación de datos, sitúate en la pestaña Mensaje de error.
· Deja marcada como esta por defecto la casilla: Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos.
· Debajo de estilo despliega pulsando en el triangulo negro y escoge por ejemplo Grave, (si escogieses alguno de las otras dos opciones el dato puede ser cambiado, ya que solo te mostrará un mensaje de advertencia o información pero permite introducir datos).
· En la siguiente opción que se te presenta llamada Título, escribe como quieres que se llame la alerta, por ejemplo Ojo!.
· A continuación debajo de Mensaje de error escribe: No mayor a 1999 y no menor a 1000.
· Pulsa en Aceptar.
Si intentas introducir el dato nuevamente no te deja y además te aparece el mensaje especificado anteriormente.
Para borrar la Validación, selecciona las celdas con valores y pulsa en Validación de datos haz clic en el botón Borrar todos que está situado abajo a la izquierda de la ventana.
Puedes practicar la validación de datos con diferentes alertas tanto de números como dedatos o fórmulas en función de las necesidades que te surjan.
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